Las 5S son una metodología de origen japonés orientada a mejorar la organización, la eficiencia y la calidad de los entornos de trabajo. En Algoritmika tomamos sus principios como referencia para desarrollar soluciones ordenadas, comprensibles y sostenibles.
Esta es nuestra adaptación al trabajo tecnológico. Las prácticas y los entregables que siguen son ejemplos para ajustar al alcance de cada proyecto.
Seiri: clasificar.
Separar lo necesario de lo innecesario.
Antes de desarrollar una solución, identificamos qué necesita realmente el negocio, qué tareas generan valor y qué elementos pueden eliminarse. No todo problema requiere una herramienta nueva, y no toda funcionalidad aporta un beneficio concreto.
Aplicación técnica
Relevar tareas, datos y funcionalidades. Vincular cada necesidad con un objetivo y definir qué entra en el PMV y qué puede esperar.
Un alcance priorizado, con exclusiones explícitas y criterios de aceptación para las funcionalidades esenciales.
Seiton: ordenar.
Organizar los recursos para encontrarlos y utilizarlos fácilmente.
Estructuramos la información, documentamos los procesos, ordenamos las tareas y definimos prioridades. Un sistema bien organizado reduce el tiempo perdido buscando datos o intentando comprender cómo funciona algo.
Aplicación técnica
Definir una fuente de referencia para cada dato, organizar el repositorio y la documentación, y asignar responsables a las tareas y etapas.
Un mapa del proceso y una estructura compartida donde se pueda encontrar la información vigente y reconocer quién mantiene cada parte.
Seiso: limpiar.
Detectar y eliminar aquello que genera desorden, errores o dificultades.
En tecnología, esto significa revisar datos inconsistentes, eliminar procesos redundantes, simplificar flujos de trabajo y mantener el código y la documentación en condiciones adecuadas.
Aplicación técnica
Detectar duplicados y formatos inconsistentes, revisar validaciones y errores, retirar código sin uso y comprobar que una simplificación conserva los resultados esperados.
Datos revisados, incidencias registradas y pruebas de los escenarios afectados por los cambios.
Seiketsu: estandarizar.
Establecer criterios y procedimientos que permitan mantener el orden.
Definimos convenciones, documentamos decisiones y establecemos formas de trabajo que ayuden a mantener la calidad. Así, el conocimiento pasa a formar parte del equipo y resulta más sencillo incorporar cambios en el futuro.
Aplicación técnica
Acordar nombres, formatos, reglas de validación y revisiones de código. Documentar configuración, despliegue, recuperación y límites conocidos, con el nivel de detalle que el proyecto necesite.
Una guía de trabajo y criterios repetibles para revisar cambios y validar entregas.
Shitsuke: mantener la disciplina.
Convertir las buenas prácticas en hábitos sostenibles.
La implementación continúa cuando el sistema comienza a funcionar. Revisamos resultados, mantenemos controles, aprendemos de los errores y actualizamos las herramientas cuando las necesidades cambian.
Aplicación técnica
Acordar responsables y una frecuencia de revisión. Registrar fallos, revisar los indicadores del proceso y actualizar documentación y capacitación cuando cambia el sistema.
Un plan de seguimiento con responsables, revisiones acordadas y decisiones registradas sobre las mejoras.
Un ejemplo: ordenar la gestión de pedidos.
Imaginemos un negocio que recibe pedidos por distintos canales y los copia en varias planillas. Este ejemplo ilustra cómo conectar los cinco principios con decisiones concretas.
Clasificar lo que se necesita
Identificar los datos indispensables del pedido y las tareas que aportan valor. Dejar funciones secundarias fuera de la primera versión.
Resultado Un alcance centrado en recibir, seguir y cerrar pedidos.
Ordenar la información
Definir un registro de referencia, un identificador por pedido, estados claros y responsables para cada transición.
Resultado Un recorrido que el equipo pueda consultar.
Limpiar y validar
Revisar duplicados, campos incompletos y formatos. Probar pedidos repetidos, datos inválidos y cambios de estado.
Resultado Reglas para detectar y corregir inconsistencias.
Estandarizar el trabajo
Documentar los campos obligatorios, las transiciones permitidas y los pasos para resolver un error.
Resultado Criterios compartidos para operar y revisar el sistema.
Sostener la mejora
Acordar quién revisa las incidencias y con qué frecuencia. Usar los problemas del día a día para decidir ajustes.
Resultado Un seguimiento que acompaña la operación.
Un método que se mantiene en el tiempo.
Las 5S sirven como guía adaptable. Las decisiones técnicas requieren analizar también el contexto, la seguridad, las pruebas y las necesidades de las personas que van a utilizar la solución.
En cada revisión, podemos volver a estas preguntas:
- ¿Lo que construimos sigue resolviendo la necesidad prioritaria?
- ¿Se encuentran los datos y se entiende quién mantiene cada parte?
- ¿Qué errores o tareas redundantes reaparecieron?
- ¿La documentación refleja el funcionamiento actual?
- ¿Hay responsables y una próxima revisión acordada?
El objetivo es que la organización se apoye en hábitos sostenibles y en información comprensible para todo el equipo.
Referencia sobre el método original: ASQ: los cinco principios de las 5S. La aplicación a datos, código y procesos presentada en esta lectura es nuestra adaptación al desarrollo tecnológico.